日清日结,四个小方法让你工作效率大增

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在讲求效率的的现代社会,总是伴随着焦虑和忙乱,与时间赛跑早已是家常便饭了。

你是选择忙乱,还是有效率地工作?

如果可以用一些小方法让工作效率大增,时间的管控就不会如此紧张而“鸭梨山大”。诚然,时间不可增加。稍微改变一下工作方法,让时间看得到和够用,才是解决之道。

你的工作是否如你所想的那样有条理、有效率和可控?首先要专注,然后想清楚你的工作达成的结果。

1.想清楚工作达成的结果,学会倒推时间进行规划

任何的工作都是结果导向的,可能很多人都觉得这个准则很简单,却被人经常无视或忽略。在列出To-do-list(待办清单) 的时候,一般人只会机械地把当天需要完成的任务写下来,填充到清单里边。

写了清单,就有了初步的行动力,却缺乏连续性。要完成目标,最好有连续性,学会倒推时间,以此提高时间的可控性。

退一步想想,明天、下星期或下个月、下个季度要达成的目标是什么。大家都很清楚四象限的方法,懂的轻急缓重的定义,但是这些定义可能不够准确和形成连续性。如果可以想清楚自己的目标,知道自己要把工作达成的结果,形成连续性,效果会更好。

时间管理最重要的一个法则,就是决定不做什么事情,懂得 Say no 以及做思维行动的“断舍离”。不但要列出To-do-list(待办清单),如果加上No-to-do-list(不该待办清单),效果会更好。

例如:

早上10点前不回任何人的电话;工作时间不上微信;晚上9点后不再回复邮件等等…..

写No-to-do-list(不该待办清单),是为了在完成原本的工作目标之前,不再分心去做其他工作,让其保持高度的专注。

一整天工作下来,让我们分心或被打断的情况数不胜数,虽然知道自己该做什么非常重要,但清楚自己不該做什麼尤其重要。

2.集中在某个时段完成任务,做好细部的时间规划和管控

领导要求你完成一份报告或解决方案,按部就班地完成任务没有集中在某个时段把它完成来得高效。

比方说,你要学习新的技能或语言学习,最有效的方法是每星期在固定的时间段上课或复习,固定的时间、固定的时段做某件事情,形成惯性,减少筛选,吸收知识的速度和效果会更好。这就是习惯的力量。

可能每个人都曾遇过,编写报告或者撰写解决方案的时候,把事情集中在很短的时间內完成,一方面会让自己感到极大的压力,容易滋生反抗情绪,不利于工作的完成,甚至于容易造成拖延症;另一方面,若没有好的想法和方案出现,无法写出像样的报告或方案,就会造成焦虑,甚至到了最后都无法完成任务。

如果你必须在月底前完成一份重大分析報告,首先在第3个星期前就要先拟定好整体的结构和內容提纲。然后在第4個星期前将报告的初稿完成,这样就能顺利完成任务。如果你是项目负责人,如何擬定工作进度是非常重要的,你必須非常清楚项目的工作內容到底有哪些?如何做好分类和切割;如何做好細部的时间规划和管控,精准掌握项目的完成进度。

3.减法思考

拥有足够的时间,通常是可以完成任务的,如果任务过多无法完成,就要懂得做减法思考了。

一般的创意工作者,要有好的创意产生,必须有明确的范围与限制,天马行空的胡思乱想是不会有任何结果的。所以,排工作计划的时候,不仅要列出工作内容,还要在旁边做备注,写上你预计需要多久将其完成。加上时间批注,是为了更好地做任务的时间管控,以及懂的取舍,让工作更加专注。

比方说,一般人进入办公室打开电脑的第一件事,就是收发邮件。原本你是想处理完邮件后才开始正式的工作,但事与愿违,一接收邮件就不可收拾,不断有新的邮件补充上来。有些人,就算快到了午饭时间,还是一直盯着屏幕上的邮件依依不舍,形成不好的习惯。习惯可以让你高效,也可以让你低效。

遇到这种情况,就要大胆地做减法思考。预先设定每天早上先花一个小时处理邮件,就算有新的邮件进来,如果不是很紧急的,必须立即关闭,专注紧急和重要的工作。每天的工作时间固定而有限的,一般能处理的事情也相当有限,Less is more.

同理,如果原本预计要完成5个工作内容,忽然临时插入2件非常紧急又重要的事情。遇到这种情况,你需要做的不仅仅是在工作清单中额外加上2个清单内容,还得减少2个清单内容。

4.高效能的道、术

相同的时间,不一样的效能、效率和人生。这里我整理了,关于职场效能和时间管理的一些经验,做成道和术两张导图,分享给大家,尤其推荐这些年帮助我最大的一本书《高效能人士的七个习惯》。日清日结,四个小方法让你工作效率大增

道:高效能人士的七个习惯日清日结,四个小方法让你工作效率大增

术:时间管理的一些方法

希望这些方法可以帮你日清日结,工作效率大增。

 

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